ניהול נכסי ידע במשרדי יחסי ציבור (יח"צ)

[   לי טורסטון עדני   ]

לכל משרד יחסי ציבור קטן או גדול יש ידע ארגוני, אך לא תמיד הוא יודע איך אוספים ושומרים אותו. ידע ארגוני, עולה מעבר לידע האישי של כל אחד מחברי הארגון, ובכך טמון יתרונו של ארגון להשגת יתרון תחרותי על מתחריו

ידע, הוא משאב אסטרטגי חשוב לכל משרד יחסי ציבור, כי הוא יכול ליצור וליישם ידע קריטי לפיתוח יתרון תחרותי. הידע הארגוני, שונה מהידע האישי בהיותו בעל תכונות סינרגטיות, העולה מעל לידע האישי של כל אחד מהחברים בארגון, ובכך טמון יתרונו להשגת יתרון תחרותי.

הספרות של השנים האחרונות עשירה בספרים ובמאמרים בנושא הידע בארגון ניהולו, טיפוחו, שימורו ובתפקיד שהוא ממלא בארגון. מחקרים מוכחים, כי הידע הארגוני נחוץ לארגון בשעת התקלות בבעיה,

לדוגמא: משבר בחברה, לצורך שליפה של פתרונות מתוך הזיכרון הארגוני. עם זאת, איך די בכך שהארגון יוצר את הידע. ארגון לומד אמיתי מפתח שיטות לאגור את הידע, לנהל אותו, להפיץ אותו, ולאפשר אחזור מהיר של ידע בשעת הצורך. העניין הרב בניהול ידע, נובע מכך שבתקופה של שינויים טכנולוגים מהירים עולה חשיבותו של הידע הנוצר תוך כדי עבודה, על בסיס הפרקטיקה של העובדים בארגון. במצב זה היכולת של הארגון ללמוד מהפרקטיקה, לשמר את הידע הנוצר ולהטמיע את השימוש בו, חיונית לשימור יתרונות מול המתחרים.

מה זה תורם למשרד יחסי ציבור ?
נושא ניהול הידע במשרדי יחסי ציבור הוא נושא שדורש משאבים היות ומדובר בפעולה שהתחזוקה שלה היא שוטפת ומצריכה חומרה, אנשים וזמן.

אך חשוב לזכור, כי ניהול מכון של הידע, יתרום לזמינות הידע הנחוץ לכל אחד מהפונקציות במשרד, בזמן הנכון מבחינתו, לביצוע המטלות הארגוניות, מחלקתיות, אישיות ויתרום לשיפור הביצועים העסקיים של הארגון.

ניהול ידע במשרד יח"צ , הוא ההבדל בין להיות בענף לבין שליטה בענף. תיעוד נכון של הנתונים הקיימים כמו: רשימות עיתונאים, אנשי קשר, לקוחות ולקוחות פוטנציאלים, תיעוד מדויק של עבודה בתיקים , פיתרונות לבעיות ומשברים ועוד יכולים לתרום להתפתחות משרד יחסי הציבור ולחיסכון כספי נרחב בעתיד.

*הכותבת היא מנכ"לית משרד שירון יחסי ציבור.